Luật Lưu trữ năm 2011, tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 - Điều
13 qui định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông
điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác; tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả
năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ
riêng biệt; tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”;
Mục tiêu chính của việc số hóa là nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ
nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đồng thời, số hoá cũng là
một biện pháp bảo quản bổ sung nhằm giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và
hoá học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, sử dụng. Việc số hoá đã làm
tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu. Số hoá tài liệu cũng cho
phép tiếp cận thông tin nằm ở một cơ quan lưu trữ hoặc nằm ở nhiều cơ quan lưu
trữ khác nhau. Cần phải đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ với vật
mang tin đa dạng như: giấy, phim, ảnh, …; có các bản sao lưu dự phòng tài liệu
lưu trữ gốc; hỗ trợ việc thực hiện duy trì, bảo dưỡng và kiểm soát; nâng cao
chất lượng dịch vụ hệ thống mạng thông tin lưu trữ và tạo ra cách thức truy cập
dễ dàng. Ngoài ra, việc số hoá hồ sơ, tài liệu lưu trữ là lựa chọn những tài
liệu quý, hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém, hồ sơ, tài liệu có tần suất
khai thác và sử dụng cao. Việc số hoá hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên cơ sở gắn
liền mục đích sử dụng với tiêu chuẩn số hoá để có định hướng phù hợp trong quản
lý, khai thác và sử dụng nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số
hoá và bảo quản tài liệu số hoá. Song không thể số
hoá đồng loạt hồ sơ, tài liệu lưu trữ vì rất tốn kém thời gian, nhân lực và
kinh phí. Và một vấn đề đặt ra là lựa chọn hồ sơ, tài liệu nào để số hoá?,
phương thức và cách thức số hoá hồ sơ, tài liệu được thực hiện như thế nào?...
Chuyên viên Lưu trữ nhập dữ liệu số hóa vào phần mềm.
Thực hiện chỉ đạo của Thường trực tỉnh ủy, Văn phòng
tỉnh uỷ đã phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin - Cơ yếu tiến hành thí
điểm cài đặt, hướng dẫn sử dụng và khai thác phần mềm hệ thống thông tin quản
lý tài liệu số hóa lưu trữ. Đối tượng trực tiếp vận hành, sử dụng là cán bộ,
công chức phụ trách quản lý, bảo quản hồ sơ tại lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh;
Văn phòng tỉnh uỷ đã phân công
cán bộ, công chức bộ phận lưu trữ thực hiện khai báo, cập nhật dữ liệu, mục lục
hồ sơ nhiệm kỳ 2010-2015 lên hệ thống phần mềm. Từ tháng 4/2023 đến nay, đã số
hóa, cập nhật 8.988 trang tài liệu/142 đơn vị bảo quản lên hệ thống phần mềm. Quá
trình triển khai thực hiện phần mềm hệ thống thông tin quản lý tài liệu số hóa
lưu trữ thiết kế với giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, tạo cho
người sử dụng dễ dàng thao tác, cập nhật dữ liệu với đầy đủ các tính năng, tiện
ích phục vụ cho người dùng, phục vụ tốt việc tra cứu, xử lý thông tin và khai
thác dữ liệu, bước đầu đáp ứng yêu cầu và đạt hiệu quả trong thực hiện công tác
chuyên môn.
Để tiếp tục phát
huy và kế thừa hiệu quả trên, trong thời gian tới Văn phòng tỉnh ủy tiếp tục
đầu tư để tăng cường nguồn dữ liệu điện tử phù hợp với xu thế quản lý, khai
thác các hệ thống thông tin điện tử nói chung và hệ thống thông tin lưu trữ
điện tử nói riêng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Đồng thời là sản phẩm
chuyển đổi số ứng dụng cải cách hành chính của Văn phòng Tỉnh ủy năm 2023.