KPI trong bộ máy hành chính: Từ phân vân đến sự đồng thuận và thực hành hiệu quả

KPI, hay chỉ số hiệu suất then chốt, là công cụ đo lường hiệu quả công việc được sử dụng rộng rãi trên thế giới từ những năm 1950, khởi nguồn từ các doanh nghiệp tư nhân tại Hoa Kỳ, sau đó được áp dụng trong khu vực công tại nhiều quốc gia như Anh, Nhật Bản, Hàn Quốc… Với mục tiêu đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả, KPI giúp đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân, phòng ban và tổ chức dựa trên các chỉ số cụ thể, có thể đo lường được.

Tại Việt Nam, KPI bắt đầu được triển khai từ đầu những năm 2000, chủ yếu trong các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, trước khi lan tỏa sang khu vực hành chính công. Tại tỉnh Khánh Hòa, việc ứng dụng phần mềm KPI từ những năm gần đây đã đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình quản lý công việc, nâng cao hiệu quả phục vụ Nhân dân, góp phần xây dựng một bộ máy hành chính chuyên nghiệp, hiện đại. Trong bối cảnh hai tỉnh Khánh Hòa và Ninh Thuận chuẩn bị sáp nhập theo định hướng của Trung ương, sự khác biệt trong việc đã triển khai và chưa triển khai KPI giữa hai địa phương đã làm xuất hiện một số tâm tư, lo lắng trong một bộ phận CBCCVC. Tuy nhiên, nếu chúng ta đặt niềm tin vào sự lãnh đạo sáng suốt của Tỉnh ủy, hiểu với nghĩa lãnh đạo tỉnh cho chủ trương áp dụng KPI là để nâng cao chất lượng công tác, chất lượng phục vụ Nhân dân chứ không phải để làm khó hay thêm việc cho cán bộ, công chức; đồng thời mỗi cán bộ, công chức cũng phải đặt niềm tin vào chính bản thân mình thì những lo lắng này hoàn toàn có thể được hóa giải, tạo nên nguồn năng lượng tích cực để CBCCVC chủ động nghiên cứu, tiếp cận và thực hành hiệu quả KPI, từ đó trở thành những CBCCVC chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của kỷ nguyên vươn mình của đất nước.

Qua tìm hiểu, phần mềm KPI được triển khai tại Khánh Hòa đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý và đánh giá hiệu quả công việc. Hệ thống cho phép quản trị viên thực hiện các thao tác như tạo, sửa, xóa, tìm kiếm và tải lại danh sách loại công việc, giúp chuẩn hóa danh mục công việc, giảm thiểu sai sót trong phân loại. Tính năng phân quyền người dùng linh hoạt, đặc biệt với nhóm quyền “Lãnh đạo KPI”, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới thực hiện các chức năng giao việc và đánh giá, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý. Việc quản lý ngày nghỉ lễ và gán loại công việc theo phòng, đơn vị hỗ trợ hệ thống tính toán thời gian làm việc chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý công việc trong các tổ chức lớn. Đối với lãnh đạo, phần mềm cung cấp các công cụ để giao việc linh hoạt từ luồng công việc hoặc tạo giao việc ngẫu nhiên, kèm theo thông tin về loại công việc, mức độ phức tạp và giờ chuẩn, từ đó chuẩn hóa quy trình giao việc và theo dõi tiến độ. Chức năng duyệt công việc hoàn thành, từ chối duyệt hoặc đánh giá lại giúp lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ chất lượng và tiến độ, trong khi lối tắt duyệt công việc từ luồng xử lý tiết kiệm thời gian đáng kể. Giao diện theo dõi công việc đã giao và đã đánh giá hiển thị trạng thái rõ ràng, hỗ trợ lọc theo đơn vị hoặc cá nhân, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng. Đối với chuyên viên, phần mềm cho phép ghi nhật ký công việc theo nhiều cách, tích hợp dữ liệu từ luồng xử lý để giảm thời gian nhập liệu trùng lặp, đồng thời hỗ trợ đánh dấu hoàn thành công việc và thu hồi khi cần chỉnh sửa. Chức năng cập nhật ngày phép giúp chuyên viên chủ động quản lý thời gian nghỉ, đảm bảo tính toán thời gian làm việc chính xác. Đặc biệt, phần mềm cung cấp 11 loại báo cáo thống kê chi tiết từ cấp cá nhân đến cấp cơ quan, bao gồm cả thống kê ngoài giờ hành chính, đáp ứng nhu cầu quản lý ở nhiều cấp độ. Công thức tính KPI được thiết kế minh bạch, dựa trên điểm thời gian và điểm chất lượng, với hệ số quy đổi theo mức độ phức tạp và cơ chế thưởng/phạt thời gian, khuyến khích CBCCVC hoàn thành công việc đúng hạn và chất lượng cao.

                                              Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Ninh Thuận tham dự lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng                                                 Hệ thống E-Office gắn với KPI; Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh và chat GPT

Mặc dù vậy, bên cạnh nhiều ưu điểm hết sức tiến bộ thì phần mềm KPI hiện đang được triển khai tập huấn cho công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số ít hạn chế cần khắc phục để đáp ứng tốt hơn yêu cầu thực tiễn. Điểm hạn chế đầu tiên là việc nhập liệu thủ công nhiều bước, đặc biệt khi ghi nhật ký công việc kéo dài nhiều ngày, đòi hỏi chuyên viên nhập số giờ, số lượng sản phẩm và tỷ lệ hoàn thành khối lượng, làm tăng khối lượng công việc hành chính, đặc biệt với những công việc đơn giản hoặc lặp lại. Việc ghi nhật ký ở nhiều giao diện khác nhau có thể dẫn đến trùng lặp dữ liệu hoặc nhầm lẫn nếu chuyên viên không nhất quán. Trong trường hợp lãnh đạo giao việc nhưng không cung cấp đầy đủ thông tin như loại công việc hay giờ chuẩn, chuyên viên phải bổ sung, làm tăng thời gian xử lý. Quy trình duyệt công việc thủ công, bao gồm nhập điểm chất lượng và điều chỉnh thông tin, có thể gây chậm trễ khi khối lượng công việc lớn, đặc biệt nếu lãnh đạo bận công tác không xử lý kịp thời. Chức năng từ chối duyệt và trả lại công việc kéo dài quy trình xử lý nếu không thống nhất yêu cầu từ đầu, trong khi việc thay đổi người thẩm định thủ công cũng gây gián đoạn luồng công việc. Ngoài ra, hệ thống còn một số hạn chế khác, mặc dù không lớn nhưng cũng có thể khiến CBCCVC phải thêm thời gian cho các thao tác hành chính, ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả công việc chuyên môn.

Bên cạnh đó, trong thời gian gần đây, trên một số trang báo cũng có nhiều bài viết đề cập đến việc áp dụng KPI trong cơ quan nhà nước; trong đó có những bài viết lo ngại rằng việc áp dụng KPI sẽ làm tăng khối lượng công việc hành chính, giảm thời gian dành cho nhiệm vụ chuyên môn và tạo áp lực không cần thiết khi các chỉ số đo lường có thể không phản ánh đầy đủ đặc thù công việc. Một số ý kiến từ dư luận, như bài viết “KPI không phải đũa thần” trên VnExpress[1], đã chỉ ra rằng: KPI - dù là công cụ quản lý hiệu quả, có thể không đạt được mục tiêu nếu áp dụng cứng nhắc, thiếu linh hoạt hoặc không phù hợp với bối cảnh thực tế. Một số ý kiến khác còn cho rằng KPI có thể làm giảm tính sáng tạo và linh hoạt trong công việc, khi CBCCVC phải tập trung vào đạt chỉ tiêu thay vì giải quyết vấn đề thực chất… từ đó tạo nên những tâm tư, bình luận nhiều chiều trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Để hóa giải những tâm tư, lo lắng và xây dựng sự đồng thuận để cán bộ, công chức, viên chức nghiên cứu, nắm bắt, thực hành hiệu quả KPI, trước hết cần làm thật tốt công tác tổ chức các chương trình tập huấn chuyên sâu, phổ biến về lợi ích và cách sử dụng KPI, đặc biệt dành cho CBCCVC từ Ninh Thuận, giúp toàn thể đội ngũ nhanh chóng làm quen với phần mềm và nhận thức rõ vai trò của KPI trong việc nâng cao hiệu quả công việc. Cần nhấn mạnh rằng KPI không phải là công cụ tạo áp lực mà là phương tiện để đảm bảo công bằng, minh bạch, giúp mỗi CBCCVC phát huy năng lực và đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung. Đồng thời với đó, lãnh đạo các sở, ban, ngành cần xem xét, xây dựng công thức tính KPI sao cho phù hợp với đặc thù công việc của từng vị trí, cân nhắc thêm các yếu tố phức tạp, tính mới và mức độ ảnh hưởng, tác động của văn bản tham mưu; tránh áp dụng cứng nhắc. Đối với các công việc mang tính sáng tạo hoặc khó đo lường bằng số liệu, nhất là các công việc chuyên môn của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ thì cần bổ sung các tiêu chí định lượng hoặc có công thức linh hoạt hơn trong đánh giá. Đồng thời, cần xây dựng cơ chế giám sát và phản hồi thường xuyên để đảm bảo KPI được triển khai một cách khoa học, không trở thành gánh nặng hành chính. Mặt khác, các cấp lãnh đạo cũng cần quan tâm lắng nghe ý kiến phản hồi từ chính những người thao tác trực tiếp; hoặc tổ chức các diễn đàn, hội thảo để CBCCVC chia sẻ khó khăn, đóng góp ý kiến, từ đó tiếp thu và điều chỉnh các quy trình sao cho phù hợp với thực tiễn, tạo sự đồng thuận và niềm tin trong đội ngũ, để tất cả cán bộ, công chức, viên chức thấy rằng việc thực hành hiệu quả KPI không chỉ là trách nhiệm mà còn là cơ hội để rèn luyện, nâng cao năng lực, trở thành những CBCCVC chất lượng cao.v.v. Có thể nói, những giải pháp này như là một phần chính của công tác tư tưởng, giúp hóa giải tâm tư, lo lắng của những cán bộ, công chức, viên chức còn phân vân về KPI, đồng thời khơi dậy tinh thần trách nhiệm, khuyến khích CBCCVC tích cực nghiên cứu, tiếp cận và thực hành tốt KPI, góp phần xây dựng một bộ máy hành chính hiện đại, đáp ứng yêu cầu của kỷ nguyên vươn mình của đất nước.